Die Gründe, aus denen ein Protokoll angefertigt wird, sind so verschieden wie die Verwendungen dieser Protokolle. Entsprechend stark können Protokolle auch von einander abweichen, da es ganz stark darauf ankommt, für wen und wofür ein Protokoll geschrieben wird und in welchem Zusammenhang es später noch einmal zur Hand genommen wird. Will man nur in groben Zügen festhalten, welche Themen bei einer Sitzung auf dem Plan standen, sieht ein Protokoll natürlich anders aus als wenn das Protokoll dazu dient dem Chef, der an einer Sitzung nicht teilnehmen konnte, haarklein darzulegen, was in einer Sitzung besprochen und geplant oder erledigt wurde.
Die letzte Variante führt natürlich zu einem ausführlicheren Protokoll, das den gesamten Gesprächsverlauf möglichst genau wiedergeben soll. Diese Art von Protokoll nennt man Verlaufsprotokoll (im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll, das wirklich nur die Ergebnisse festhält). Wenngleich ein Verlaufsprotokoll im Vergleich zum Ergebnisprotokoll ausführlicher geschrieben wird, geht es auch bei dieser Form des Protokollierens darum, sich kurz zu fassen. Schließlich dient ein Protokoll dazu, die wichtigen Fakten schnell und übersichtlich darzulegen. Wird in einer Runde z.B. eine halbe Stunde über einen Sachverhalt diskutiert, bevor die Gesprächsteilnehmer schließlich zu einem Ergebnis kommen, so wird im Protokoll lediglich festgehalten, dass diskutiert wurde, wer welche Standpunkte vertrat und zu welchen Ergebnis diese Diskussion führte. Keinesfalls wird jeder Redebeitrag festgehalten. Dies geschieht nur in Sonderfällen, wenn es auf den genauen Wortlaut eines Gesprächsteilnehmers ankommt, etwas bei einer Aussage bei der Polizei. Diese Form bezeichnet man als Wortprotokoll, sie ist aber aus offensichtlichen Gründen in den üblichen Protokollsituationen nicht verbreitet. Üblicher Weise arbeitet man mit Diskussionsprotokollen, die zwar festhalten, was gesagt wurde, aber keinen Wert darauf legen, im Nachhinein nachvollziehbar zu machen, wie es gesagt wurde.
Was die Form eines Protokolls angeht, so gibt es bestimmte Richtlinie, die es einzuhalten gilt. Dazu gehört etwa, dass jedes Protokoll einen Protokollkopf mit Datum, Ort etc. braucht und ordentlich unterschrieben werden muss. Es gibt aber eine Vielzahl an Möglichkeiten, diese Richtlinien zu variieren, so dass die genaue Form eines Protokolls zu einem großen Teil auch Geschmacksache ist.

Im 16. Jahrhundert tauchte im deutschen Raum das Wort Protokoll auf, das dem mittellateinischen „protocollum“ entliehen ist, welches wiederum aus dem griechischen stammt. Das „vorgeleimte Blatt“ der Papyrusrolle bildet den Ursprung des Wortes.

In einem Protokoll wird schriftlich festgehalten, was zu welcher Zeit von wem veranlasst wurde. Man spricht dann von einer Niederschrift, wenn der Text in Lang- oder Kurzform angelegt worden ist.

Zunächst bestand das prōtókollon aus einem Blatt, das an Papyrusrollen klebte und heute mit dem Begriff Aktendeckel beschrieben werden kann. In diesem Zusammenhang sprachen in späterer Zeit Diplomaten in Frankreich von einer „Regelsammlung“.

Zur näheren inhaltlichen oder zeitlichen Unterscheidung unterteilt man Protokolle in drei Typen: Das Voraus-Protokoll, in dem eine Abfolge beschrieben wird, die noch nicht passiert ist. Das Jetzt-Protokoll, welches alles, was im Moment geschieht, aufnimmt und schließlich das Gedächtnisprotokoll, mit dem eine Handlung, die bereits vorüber ist, nachgewiesen wird. Wird beispielsweise ein Konzept erstellt, das zukünftig gelten soll und nachvollziehbar bleibt, bedient man sich aller drei Protokolltypen und verknüpft sie miteinander.

Aus dem Gericht kennt man den Schriftführer, der das gesagte wörtlich mitschreibt und so ein Wortprotokoll anlegt. Inhaltlich wird zwischen einem Verlaufsprotokoll, der sachlich-knappen Zusammenfassung, und dem Ergebinsprotokoll unterschieden. Darin sind Kerninhalte und Beschlüsse eines Meetings nachvollziehbar dokumentiert.
Bei der Bezeichnung „Protokoll“ kann es sich neben der (hand)schriftlichen Form auch um eine audiovisuelle handeln. Mittels Tonträger zeichnet der Protokollant oder Schriftführer sein Protokoll auf.
Der Vorgang des protokollierens dient vor allem der Fehlervermeidung. Wichtig ist ,dass der Inhalt des Protokolls bestimmte Vorgänge ohne höhere Fehlerquote für andere rekonstruierbar und planbar macht. Zu den Fehlern gehören selbstredend auch menschliches Versagen und Verhaltensunsicherheiten.
Nur wenn ein Protokoll inhaltlich richtig, vollständig, erheblich und gültig geprüft ist, kann es  zuverlässig Aufschluss geben. Es kann außerdem einen Beschluss durch positive wie negative Beweiskraft auf seine Echtheit prüfen.