Im 16. Jahrhundert tauchte im deutschen Raum das Wort Protokoll auf, das dem mittellateinischen „protocollum“ entliehen ist, welches wiederum aus dem griechischen stammt. Das „vorgeleimte Blatt“ der Papyrusrolle bildet den Ursprung des Wortes.
In einem Protokoll wird schriftlich festgehalten, was zu welcher Zeit von wem veranlasst wurde. Man spricht dann von einer Niederschrift, wenn der Text in Lang- oder Kurzform angelegt worden ist.
Zunächst bestand das prōtókollon aus einem Blatt, das an Papyrusrollen klebte und heute mit dem Begriff Aktendeckel beschrieben werden kann. In diesem Zusammenhang sprachen in späterer Zeit Diplomaten in Frankreich von einer „Regelsammlung“.
Zur näheren inhaltlichen oder zeitlichen Unterscheidung unterteilt man Protokolle in drei Typen: Das Voraus-Protokoll, in dem eine Abfolge beschrieben wird, die noch nicht passiert ist. Das Jetzt-Protokoll, welches alles, was im Moment geschieht, aufnimmt und schließlich das Gedächtnisprotokoll, mit dem eine Handlung, die bereits vorüber ist, nachgewiesen wird. Wird beispielsweise ein Konzept erstellt, das zukünftig gelten soll und nachvollziehbar bleibt, bedient man sich aller drei Protokolltypen und verknüpft sie miteinander.
Aus dem Gericht kennt man den Schriftführer, der das gesagte wörtlich mitschreibt und so ein Wortprotokoll anlegt. Inhaltlich wird zwischen einem Verlaufsprotokoll, der sachlich-knappen Zusammenfassung, und dem Ergebinsprotokoll unterschieden. Darin sind Kerninhalte und Beschlüsse eines Meetings nachvollziehbar dokumentiert.
Bei der Bezeichnung „Protokoll“ kann es sich neben der (hand)schriftlichen Form auch um eine audiovisuelle handeln. Mittels Tonträger zeichnet der Protokollant oder Schriftführer sein Protokoll auf.
Der Vorgang des protokollierens dient vor allem der Fehlervermeidung. Wichtig ist ,dass der Inhalt des Protokolls bestimmte Vorgänge ohne höhere Fehlerquote für andere rekonstruierbar und planbar macht. Zu den Fehlern gehören selbstredend auch menschliches Versagen und Verhaltensunsicherheiten.
Nur wenn ein Protokoll inhaltlich richtig, vollständig, erheblich und gültig geprüft ist, kann es zuverlässig Aufschluss geben. Es kann außerdem einen Beschluss durch positive wie negative Beweiskraft auf seine Echtheit prüfen.